Organização do Documentos Financeiros

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Procedimento para organização das pastas do movimento financeiro

Os comprovantes de pagamento passam a ser gerados a partir de um aplicativo desenvolvido pela TI (o link estará disponível aqui nos próximos dias) com as informações retiradas do arquivo de retorno do Banco do Brasil.

O comprovantes de pagamento serão salvos nas pastas a partir das seguintes informações contidas no arquivo de retorno:

  • Data do pagamento
  • Número da conta corrente

Assim, é fundamental seguir exatamente a estrutura definida abaixo:

...nuvem\financeiro\2020\MÊS\DIA\Conta Corrente\Número Pedido

MÊS: 01, 02, 03, ..., 12 (NÃO utilizar nome do mês: jan, fev, março ...)

DIA: 01, 02, 03, 04 ..., 31
Conta Corrente: 12345-6 não colocar pontos ou nome associados
Número do Pedido: é o número do pedido do pagamento gerado pelo Conveniar: 1234.2019 (número do pedido, ponto, ano)
 

Dentro da pasta de pedido salvar os seguintes documentos:

  • Relatório do pedido de Pagamento gerando pelo Conveniar
  • Nota Fiscal (quando for o caso)
  • Boleto (quando for o caso)
  • Comprovante Emissão TED no Banco do Brasil (quando for o caso)
  • Outros documentos pertinentes ao pedido de pagamento.

A estrutura fica da seguinte forma para a agência CT:

EstruturaPastasExemplo.PNG

Para as demais agências, mudar a sigla CT para CP, PG, PB e LD.

Os comprovantes de pagamento serão salvos pelo aplicativo na pasta da conta corrente.

Se a pasta com o número da conta corrente não for encontrada no forma esperado, uma nova pasta será criada para salvar o comprovante de pagamento. Isso gerará mais serviço repetitivo, assim uma boa organização facilitará o trabalho do dia a dia.